Почему руководители устают? Почему приходится работать практически круглосуточно? Почему каждый день похож на гонку и надо успеть охватить нереальное количество задач?

Очень простой и полезный способ все успевать!
Сегодня я расскажу и напомню (Кэп!) про инструмент планирования времени - «сервисные окна».
Это промежутки времени, которые должны быть в ежедневном графике каждого руководителя, который занимается планированием своего рабочего дня.
Все чаще руководители, надеясь экономить минуты, создают 100% план, прям по минутам, прям усердно. Заставляя себя вкладываться и выкладываться в задачи и бизнес. После этого, конечно, жалуются на сбившийся график и (внезапно!) усталость.
Анализируя совместно с руководителями рабочий ежедневник, я часто вижу этот серьезный урон. Постоянная гонка задач и вооружений создает непрерывный стресс, который в конечном итоге отражается на здоровье руководителя.
Сама наука тайм-менеджмента всегда говорит, что нельзя жестко планировать все 100% всего рабочего времени. Потому что случаются форс-мажоры, встречи затягиваются, дорога иногда занимает чуть больше времени.

Вот типичная операция руководителя: поставить задачу сотруднику. Что ему нужно сделать? Всем известный SMART поможет сформулировать задачу, знания по контролю напомнят, что необходимо поставить «напоминалку» в график и проверить в назначенное время. Многие даже вспомнят, что необходимо не просто написать «проверить Васю», а выделить конкретный промежуток времени на проверку. Проходит время, задача выполняется, Вася работает, близится время контроля, у руководителя все расписано по минутам и вот случается «форс-мажор»: Вася пишет, что в задаче есть сложности и нужно привлечение (фантазируем) эксперта из соседнего отдела. Что это означает для руководителя? Это означает целый ряд действий, от вникания в нюансы до согласований с соседним отделом и перепланирования своего времени. Как ни странно, распланировать свое время - тоже требует времени. Заниматься этим сразу? Все планы поплывут еще больше.
Другой случай, типичный: отменилась запланированная встреча, освободилось окно в графике. Первый позыв - срочно воткнуть туда что-то срочное для срочного решения. Срочно - не точно, знающий руководитель вспомнит, что нужно вдумчиво подходить к вопросу. Делать это прямо сейчас? А если на «прямо сейчас» стоит другая задача, уже в процессе исполнения?

Непредвиденно расходуется время на срочные, неожиданные события, решение которых невозможно отложить без потерь:

• Ответ на срочное письмо, которое пришло во время встречи/ совещания
• Встреча в коридоре с сотрудником «по важному вопросу»
• Ответ на звонок VIP-персоны
• И так далее

«Сервисные окна» - это промежутки времени между задачами, планерками, встречами, запланированный запас на случай задержки, затянувшегося обсуждения, подведения итогов и планирования времени.

Если планирование времени у руководителя еще в процессе становления, то такой запас времени для руководителя может составлять до 40% всего времени рабочего дня.
Когда этого запаса нет, все мелкие и непрерывные задачки накапливаются на конец рабочего дня, на целый вечер или на все выходные. Именно поэтому руководители любят «тихонько» прийти в офис в субботу. Да еще хвастаются, как им много удается сделать в субботний нерабочий рабочий день.
Итак, «Сервисные окна» - очень важный и полезный инструмент! И пользоваться им достаточно легко!

• Планируете встречу на час – прибавьте 20 минут на подведение итогов и переключение внимания.
• Запланирована обратная связь сотруднику по итогу испытательного срока на 2 часа – прибавляем 30 минут на подготовку к встрече, потом анализ итогов, постановку новых задач периода.
• Едете на встречу с клиентом на 2 часа – добавьте 30 минут на кофе.
• Запланировали подготовку годового отчета на 1 час в тишине – прибавляем еще 20 минут на неожиданные появления в дверях сотрудников или встречу в коридоре с коллегой
• Ставим в график отдельные постоянные «окна», как задачу, выделяя их для анализа и планирования своего дальнейшего расписания и перепланирования изменившихся задач
• Ведем бэклог задач, которые можно всегда выдернуть в подходящее освободившееся окно вашего графика на ближайшей «сервисной паузе»

ВСЕГДА!
Да, именно, всегда! В свой график/ ежедневник/ планировщик закладываем лаги на непредвиденные обстоятельства и «сервисные окна» для анализа и планирования своего рабочего дня в свете изменившихся обстоятельств!
И в современном мире информационного шума такой инструмент даст вам явное преимущество, а также ощущение законченного дня и уверенности победы.
И, главное, перестаньте стремиться все сделать в один день! Задачи типа «надо было вчера» уже не мотивируют, не создают приливную волну, а действуют противоположным образом. Выгореть в таком режиме можно за месяц, а восстанавливаться придется в несколько раз дольше.
Хотите мой любимый секрет грамотной загрузки? Это… барабанная дробь… школьный дневник! Да, это не шутка!
Помните, как выглядит школьный дневник? Шесть дней и 8 строчек в каждом. Это самое оптимальное количество важных задач на день (объединять множество мелких в пакеты не возбраняется :) ). Для особо любящих работать руководителей, я всегда покупаю и дарю это самый дневник. Поверьте, через 3-4 месяца работы вы поймете, что если задача сейчас пришла, а у вас занят день полностью, то принять решение по этой задаче не мгновенно, а в запланированное «сервисное окно» - это вполне нормально. Может тогда вы решите перенести задачу на завтра и спокойно, без спешки заняться выполнением важной задачи. Продуктивность и удовольствие в вашей жизни возрастут! Точно, я проверила!

Опубликована на сайте Инфостарт в мае 2020 года
Видео тут