Думаю, что мы все участвовали хотя бы в одном из указанных мероприятий. И бывало, что все проходило быстро и качественно, а бывало, что общение с руководством превращалось в многочасовую пытку. О том, как сделать общение с сотрудниками полезным и пойдет речь в этой статье.

Совещание - это заседание или собрание, посвященное обсуждению каких-либо вопросов. Предполагается, что совещание может продолжаться до бесконечности. Нижняя граница не установлена.
Планерка - короткая встреча для обсуждения текущего положения дел и планирования дальнейших действий и предполагает около получаса затраченного времени.
Летучка – это небольшое производственное совещание, на которое выделяется минимум времени. Думаю, что сюда же относятся пятиминутки и оперативки.
Как видите, некоторые названия говорят сами за себя, поэтому, если вы назначаете пятиминутку, а это на самом деле совещание, то представляете эффект, который это произведет на подчиненных – они готовились по-быстрому разобраться и побежать по делам, а им придется сидеть и заслушивать выступающих.
Уверена, что спящими людьми на некоторых заседаниях не удивишь. Хотя, само слово «заседание» предполагает – засесть можно надолго. Но бывает так, что в крупных компаниях действительно важны большие и подробные совещания и чтобы они прошли максимально эффективно, сделайте следующее:

Напишите конкретные вопросы, которые необходимо разобрать и какие решения нужно принять. Чем конкретнее будет цель, тем быстрее и понятнее все пройдет.
Если по ходу совещания выяснится, что требуется дополнительное время на решение возникших вопросов, то либо вы оставляете тех, от кого это зависит и решаете отдельно, либо назначаете дополнительное совещание, на котором действительно решаете вопрос или объясняете почему это не может быть решено.
Хуже нет, если сделать вид, что вы что-то решили, чтобы потом собираться и собираться, делая вид, что процесс идет.

Ваша задача – быть в курсе происходящего и держать в фокусе цель совещания. Задача подчиненных – знать ответы на вопросы, которые могут возникнуть и иметь решения возникающих проблем. Учите их приходить не с проблемой, а с решением.

Люди должны понимать, насколько затянется обсуждение. Ведь у них могут быть неотложные дела, которые касаются не их лично, а именно работы компании. Не заставляйте ваших сотрудников извиняться перед клиентами, потому что босс решил, что он важнее.

К сожалению, наше образование учит нас растекаться мыслью по древу, на деле же важно быть конкретным и лаконичным. Весь текст – для дела, остальное – в топку.
Как учить? Курсы, тренинги, практика на самом совещании. Если длинно и непонятно – прерывайте и задавайте вопросы, уточняйте всем ли понятно. Тогда спящих будет намного меньше.

Контролируйте обсуждение и не давайте пускаться в рассуждения почему невозможно и почему не получилось в прошлый раз. Переводите взгляд на будущее – что сделать, чтобы получилось. Поиск виноватых и причин невыполнения съедает львиную долю времени и не приводит к результату. Контролируйте, кто примет ответственность за реализацию и тогда не придется разбираться с этим вопросом в дальнейшем.
Естественно, чтобы у вас не получилось авторитарного управления, предлагайте себя в качестве ресурса, а также проясняйте, какие риски есть при выполнении задачи и что будет происходить, если не получится – выработайте план B.

Ставьте сроки сразу или в ближайшее время. Именно отсутствие конкретных сроков мешают достижению цели. Вы должны задать вопрос: «Когда это будет готово?» или «Сколько времени понадобится на оценку рисков?» и понять реальность этих сроков.
По этой же схеме проходят и пятиминутки, за исключением докладов в классическом понимании этого смысла. Хотя вопрос: «Как обстоят дела с этим?» предполагает несколько предложений в ответ что, по сути, и является докладом.
Как часто проводятся совещания, пятиминутки и планерки? Зависит от компании и задач. Пятиминутки могут быть вначале каждого рабочего дня с целью постановки ежедневной задач и поддержания командного духа. Планерки проводятся еженедельно, и необязательно в понедельник. Пятница подходит для такого случая не меньше, а недельная усталость способствует скорости проведения. Можете поспорить, что уставшие люди не соображают, но при тщательно подготовленной планерке, люди мобилизуются, делают последний рывок перед выходными и совещание проходит эффективно. Более того, у кого-то остаются выходные на различные исправления.
Совещания проводятся тогда, когда это необходимо и как принято в компании. Бывает, что совещания проходят по итогам проекта или года, с награждением и заслушиванием. Главное не превратить радостное мероприятие в скучное. Поэтому важно тщательно продумать план, поработать с докладчиками, установить лимиты выступлений и строго следить за временем, а в этом поможет модератор мероприятия.
Модератор – это тот, кто организует и управляет процессом совещания. Он следит за временем, очередностью выступления и т.д. Главное, чтобы этот человек умел это делать.
Как то я была на совещании, где модератор помогал своим, добавляя время, и ограничил остальных докладчиков, что выглядело безобразно с точки зрения корпоративной культуры. Этого допустить нельзя. Ведь совещания, планерки, летучки и пятиминутки – неотъемлемая часть производственного процесса, корпоративной культуры и инструмент мотивации сотрудников!

Автор: Алёна Шкулепо