В каждой компании есть свой набор инструментов и мероприятий, помогающий адаптироваться новым работникам. Где-то ограничиваются минимальным количеством, где-то постоянно внедряют все новые инструменты, повышая эффективность процесса. Я постаралась собрать все виды мероприятий и затрат на адаптацию, которые могут применяться в компаниях. В зависимости от того, что применяется на вашем предприятии, вы можете посчитать эффективность именно своего «пакета».
Затраты на адаптацию персонала я бы разделила на:

• Разработку мероприятий и материалов: адаптационных курсов, книги новичка, промо-материалов для памяток и вэлком-пакета.
• Оплату сотрудникам, задействованных в процессе: тренеров, наставников/кураторов, HR и т.д.

Важно не забыть и про автоматизацию процесса: разработка/покупка системы для онбординга, внедрение приложений для адаптации персонала.

Если мы оцениваем именно экономические метрики по адаптации, то тут важны основные из них:

• Средняя стоимость адаптации одного работника (смотрим рост стоимости или снижение; в совокупности со стоимость подбора одного работника может показывать так называемую «стоимость найма» одного работника);
• Затраты компании на адаптацию в год (также смотрим рост или снижение).

Потеря результативности нового сотрудника.

Затраты компании на адаптацию лучше смотреть по году, т.к. обычно все расходы бюджетируются на год и сравниваются с предыдущими годами.
Для того, чтобы рассчитать сколько компания потратила на адаптацию за год, необходимо учесть все затраты, приведенные в таблице + ФОТ работников, занимающихся только адаптацией. Тут важно учесть, что ФОТ специалистов по адаптации, разработка программ, ПО – это средства, не зависящие от количества адаптируемых работников. Все остальные затраты, которые варьируются от особенностей подразделения, локации, набора вэлком-пакета нужно учитывать совокупно, всей суммой, которая была потрачена за год. Нельзя умножать среднюю стоимость адаптации одного работника на количество адаптированных за год.
После того, как вся сумма была посчитана, необходимо проанализировать, сколько мы потратили в прошлом году, в позапрошлом и как эта сумма менялась.
Если мы каждый год не меняем набор мероприятий, не автоматизируем процесс, не покупаем новые программы и тренинги, то затраты должны снижаться. Но все остальные затраты могут и не снижаться, а количество принимаемых работников расти. Соответственно мы можем увидеть в общем, сколько мы тратим на адаптацию в сравнении с другими расходами на персонал.
Есть мнение, что, например, затраты на адаптацию, должны относиться к затратам на подбор как 1:3.
Стоимость адаптации одного сотрудника рассчитывается как средний показатель. Если в компании действуют разные программы адаптации для рабочего, специалиста и руководителя, например, то тут важно считать стоимость в разрезе категорий персонала. Средняя стоимость на одного по всей компании (без разрезов) будет выглядеть как реально средняя (вся сумма поделенная на количество адаптированных сотрудников). Расчет среднего показателя по медиане в данном случае не будет показывать реальной цифры. Но лучше вообще ее не считать.
Стоимость адаптации одного работника – это все затраты, которые относятся к его непосредственной адаптации. То есть оплата времени всех работников, которые были привлечены к его обучению, сопровождению, если это не входит в их обязанности. ФОТ работников, которые занимаются только адаптацией, тут лучше смотреть отдельно и не включать в данный расчет. ФОТ работников, в обязанности которых входит не только адаптация, пропорционально времени на функционал по адаптации. Также в стоимость будут входить вэлком-пакеты, книги, курсы, доступы и т.д.
Далее берем «сырую» статистику по затратам по каждому работнику и считаем:
- по медиане: получаем стоимость, которая отображает «часто затрачиваемую сумму». Смотря на «сырые» данные, мы сможем увидеть, кто чаще привлекается к данным мероприятиям или что используется из мероприятий чаще других для адаптации. В дальнейшем мы сможем оценить необходимость затрат на тот или иной продукт или мероприятия в следующем году, например.
- среднюю: получаем стоимость на одного работника в общих затратах на адаптацию работников. Данный показатель мы можем потом использовать в других замерах по персоналу.
Оценивая среднюю стоимость адаптации одного работника с предыдущими периодами мы смотрим изменения на предмет роста или снижения, сравниваем с другими HR-процессами. Также необходимо смотреть показатели текучести персонала за оцениваемый период. Если показатели текучести растут, то тут важно посмотреть, сколько стоит адаптация не только одного адаптированного, но и того, кто остался в компании. Показатель может быть совсем другой. Если мы адаптируем всех новеньких, а половина из них уходит в течение года, то затраты растут и целесообразность адаптации под вопросом. Возможно стоит пересмотреть программы или причина совсем не в адаптации.

Тут сложнее считать абсолютные величины, но все равно данный показатель играет немаловажную роль и его стоит учитывать.
Как правило, новые работники не могут выйти на 100% эффективность примерно первый год работы. Это связано как с адаптационный процессом, так и профессиональными наработками.
В первый месяц работы новичок работает с 30% результативностью по сравнению с опытным сотрудником на такой же должности. Соответственно:
2 месяц – 50%
3 месяц – 70%
4 -12 месяцы – 80%
Компания таким образом теряет в первый месяц работы новичка 70% от его дохода
2 – месяц – 50%
3 месяц – 30%
4-12 месяцы – 20%

При ощутимой текучести персонала в первый год работы этот показатель может рассказать о серьезных затратах, о которых порой никто не задумывался. При правильном применении инструментов адаптации (если текучесть связана, конечно, именно с адаптацией) данный показатель должен показывать снижение потерь.

Автор: Ксения Попова